5 Dinge, die Sie mithilfe eines CRM automatisieren können

Zu den grossen und täglichen Her­aus­forderun­gen eines Unternehmens gehören zum einen die Effizienz zu steigern und zum anderen gle­ichzeit­ig Aus­gaben zu min­imieren. Denn selb­stver­ständlich kann ein Geschäft nur dann erfol­gre­ich agieren und existieren, wenn Gewinne gener­iert wer­den. Um ein finanziell “gesun­des” Unternehmen aufzubauen und langfristig erfol­gre­ich auf dem Markt zu etablieren, ist es essen­tiell sowohl mon­etäre Aus­gaben und Ein­nah­men kon­tinuier­lich zu kon­trol­lieren als auch den Zeitaufwand für ver­schiedene Prozesse und Pro­jek­te auf dem Radar zu haben.
Der Prozess, Wege und Möglichkeit­en aufzudeck­en, um zum einen Zeit einzus­paren und zum anderen die Arbeit zu beschle­u­ni­gen, wird als Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen (Busi­ness Automa­tion) beze­ich­net. Mit Ein­führung der entsprechen­den und viel­seit­i­gen Tech­nolo­gien hat die Automa­tisierung der Geschäftsabläufe die Welt im Sturm erobert.

Es gibt über tausend ver­schiedene Meth­o­d­en und Tools, mit deren Hil­fe Sie schneller und smarter arbeit­en kön­nen um das gewün­schte Ziel beziehungsweise Ergeb­nis zu erre­ichen. Zwar haben bere­its viele Unternehmen her­aus­ge­fun­den, wie sich zeit­in­ten­sive Prozesse automa­tisieren lassen, aber lei­der wird häu­fig darauf verzichtet kleinere Verbesserun­gen zu imple­men­tieren, die in Kom­bi­na­tion die Effizienz erhe­blich steigern wür­den. In diesem Artikel sollen die kleinen Möglichkeit­en durch­leuchtet wer­den, mit deren Hil­fe Geschäft­sprozesse mit Hil­fe eines CRM automa­tisiert wer­den kön­nen. Vielle­icht denken Sie, dass Sie Ihr Geschäfts bere­its voll­ständig automa­tisiert haben, aber es gibt mit Sicher­heit noch ein paar Dinge, die Ihren Arbeit­sall­t­ag noch angenehmer gestal­ten wer­den:

Sie denken vielle­icht, dass Sie Ihr Geschäft schon voll­ständig dur­chau­toma­tisiert haben, aber hier sind einige Dinge, die Ihr Arbeit­sleben noch bess­er machen kön­nen:

1. Terminerinnerungen

Ver­suchen Sie, zum einen selb­stver­ständlich Ihre Kun­den opti­mal zu bedi­enen und zum anderen gle­ichzeit­ig die Gewinne zu max­imieren? Ter­miner­in­nerun­gen sind Texte und E‑Mails, die an Kun­den gesendet wer­den, die einen Ter­min mit Ihnen oder einem Ihrer Team­mit­glieder vere­in­bart haben. Reminder helfen Ihren Kun­den dabei, sich an die abgemachte Uhrzeit und das geplante Datum zu erin­nern und helfen somit Ihrem Unternehmen, Aus­fal­lzeit­en zu min­imieren.

Ter­miner­in­nerun­gen sind beson­ders nüt­zlich für Unternehmen die Dien­stleis­tun­gen anbi­eten wie beispiel­sweise Ärzte, Friseure, Beratung­sun­ternehmen, Handw­erks­be­triebe, Kom­mu­nika­tion­sagen­turen und viele viele mehr. Ter­miner­in­nerun­gen wer­den heutzu­tage von vie­len Kun­den geschätzt, denn diese zeu­gen zum einen von per­sön­lich­er Aufmerk­samkeit, die dem jew­eili­gen Kun­den ent­ge­genge­bracht wird, zum anderen ermöglichen es solche Reminder in einem All­t­ag voller Ter­mine und Meet­ings auf unkom­plizierte Art und Weise den Überblick zu behal­ten. Gle­ichzeit­ig bekom­men Sie als Unternehmen die Sicher­heit, dass im Grunde jede Stunde eines Arbeit­stages bezahlt wird und Ihre Mitar­beit­er nicht umson­st auf einen Ter­min warten.

Somit kön­nen Ter­miner­in­nerun­gen für Unternehmen, welche in der Ver­gan­gen­heit enorme Ver­luste durch ver­passte oder ein­fach nicht wahrgenommene Ter­mine ver­buchen mussten, zu einem unverzicht­baren Bestandteil eines Arbeit­sprozess­es wer­den. Wenn Reminder im CRM automa­tisiert wer­den, wer­den Ihre Kun­den im Voraus über den bevorste­hen­den Ter­min erin­nert — ganz automa­tisch und ohne die Notwendigkeit ein­er erneuten Aktion Ihrer­seits. Sie und Ihre Mitar­beit­er kön­nen sich somit voll und ganz auf das Kerngeschäft konzen­tri­eren, während Ihr CRM Ihren Kun­den hil­ft, zur richti­gen Zeit am richti­gen Ort bere­it zu sein.

2. Der Rückruf

Ein weit­er­er klein­er Prozess, der automa­tisiert wer­den kann, sind Anfra­gen für Rück­rufe. Wenn der Kunde nicht bei Ihnen anrufen möchte oder auch das Kon­tak­t­for­mu­lar nicht aus­füllt, ist es wichtig eine weit­ere Möglichkeit anzu­bi­eten, um den poten­tiellen Kun­den nicht zu ver­lieren: Bieten Sie die Möglichkeit eines Rück­rufes an. Dies ist ein ein­fach­er und schneller Weg, um einen poten­ziellen Lead für sich zu gewin­nen und spart auch dem Inter­essen­ten Zeit. Solche Anfra­gen wer­den direkt an einen vor­ab definierten ver­ant­wortlichen Mitar­beit­er geleit­et, anstatt im all­ge­meinen Auf­fang­beck­en des Unternehmens hän­gen zu bleiben. Somit kann wertvolle Zeit ges­part wer­den und der Inter­essent wird dann kon­tak­tiert, solange noch das Inter­esse beste­ht.

Solch eine Rück­ruf-Funk­tion auf Ihrer Web­seite einzuricht­en dauert nur ein paar Minuten — wird aber grosse Wirkung zeigen. Geben Sie Ihren Kun­den das Gefühl, dass Sie immer erre­ich­bar sind und jedem der Kon­tak­tauf­nahme-Weg ange­boten wird, der bevorzugt wird.

3. Wiederkehrende Rechnungen

Wenn Sie einen Werksver­trag oder wiederkehrende Aufträge haben, kön­nen Sie Ihr CRM so ein­stellen, dass die entsprechen­den Rech­nun­gen automa­tisch in vordefinierten Abstän­den aus­gestellt und ver­sandt wer­den. Die Automa­tisierung solch­er wiederkehren­den Rech­nun­gen spart Zeit und stellt sich­er, dass die Zahlun­gen kon­tinuier­lich auf Ihrem Kon­to ein­tr­e­f­fen. In Zeit­en in denen immer mehr Einzelun­ternehmungen starten, stellen automa­tisch gener­ierte Rech­nun­gen ein wichtiges Instru­ment eines Unternehmers dar.

Ver­schwen­den Sie keine Zeit mehr damit, Rech­nungskopi­en zu erstellen, diese manuell zu bear­beit­en und zu versenden. Sobald wiederkehrende Rech­nun­gen ein­mal im Sys­tem gener­iert und erstel­let wur­den, kön­nen Sie diesen Teil des Kun­den­man­age­ments “vergessen” und sich auf all die Dinge konzen­tri­eren, welche Sie und auch Ihre Kun­den wertschätzen.

Mit Sicher­heit kön­nen es viele Unternehmer bestäti­gen, dass es am Anfang der Selb­ständigkeit oft­mals schlichtweg vergessen wird, Rech­nun­gen zeit­nah zu ver­schick­ten und am Ende trotz guter Auf­tragslage die Liq­uid­ität lei­det. Oder geleis­tete Arbeit­en wer­den erst gar nicht ver­rech­net, da es ein­fach vergessen wird. Mit der entsprechen­den Automa­tisierung wer­den Sie nie wieder vergessen, eine Rech­nung zu senden und jede gear­beit­ete Stunde wird auch tat­säch­lich ver­rech­net.

4. Rückgewinnung von Kunden

Manch­mal scheint es, dass eine Oppor­tu­ni­ty (Oppor­tu­ni­ty im CRM = eine über­prüfte und qual­i­fizierte Verkauf­s­möglichkeit) ver­loren ist, obwohl diese in Wahrheit zurück­ge­won­nen wer­den kön­nte. Bei der Kun­den­rück­gewin­nung wer­den ehe­ma­lige oder auch inak­tive Kun­den wieder reak­tiviert. Gibt es Kun­den in Ihrem Sys­tem die ein­mal einen Kauf getätigt haben, jedoch nicht wiederkom­men sind? Oder gibt es neue Pro­duk­te oder Dien­stleis­tun­gen, von denen Sie denken, dass diese für Ihre beste­hen­den Kun­den inter­es­sant sein kön­nten?

Die Idee des Remar­ket­ing basiert auf der Prämisse, dass ver­traute Dinge vom men­schlichen Gehirn leichter und eher akzep­tiert wer­den als völ­lig neue. Hat sich ein Kunde in der Ver­gan­gen­heit bere­its ein­mal mit Ihnen in Verbindung geset­zt oder hat Ihr Pro­dukt oder Ihre Dien­stleis­tung bezo­gen, dann mag er sich vielle­icht nicht mehr daran erin­nern, aber unbe­wusst ist diese Infor­ma­tion sehr wohl abge­spe­ichert. Wenn Sie dann nach ein­er Weile erneut mit diesem Kun­den Kon­takt aufnehmen, wer­den Sie ihm unbe­wusst sym­pa­this­ch­er sein als die Konkur­renz, mit der er noch nie in Kon­takt stand (ACHTUNG: selb­stver­ständlich nur, wenn die Zusam­me­nar­beit in der Ver­gan­gen­heit auch tat­säch­lich gut war). Mit Hil­fe ein­er entsprechen­den Soft­ware kön­nen Sie Kun­den in ver­schiedene Grup­pen ein­teilen und sie dann mit beispiel­sweise einem Newslet­ter zurück­gewin­nen. Oder Sie verbinden Ihre Google AdWords und Face­book Ads Kon­ten mit Ihrem CRM und schal­ten Remar­ket­ing-Anzeigen für die aus­gewählten Kun­den­grup­pen.

5. Wiederkehrende Aufgaben

Arbeit­et ein Team auf ein gemein­sames Ziel hin, ist es essen­tiell, dass alle Team­mit­glieder auf dem gle­ichen Stand sind. Wenn Team­mit­glieder immer wieder Fris­ten überziehen, Sie dadurch nach aussen hin schlecht ausse­hen lassen und die Zukun­ft des gesamten Pro­jek­ts gefährden, müssen Sie entwed­er ein besser­er Pro­jek­t­man­ag­er wer­den oder ein Werkzeug nutzen, das das Pro­jek­t­man­age­ment für Sie übern­immt. Mit der Funk­tion “Wiederkehrende Auf­gaben” in beispiel­sweise Bitrix24 kön­nen Sie die Erstel­lung von Auf­gaben automa­tisieren. Erstellen Sie ein­fach eine Auf­gabe, aktivieren Sie die Wieder­hol­ung­sop­tion, leg­en Sie die Häu­figkeit der Wieder­hol­un­gen fest, weisen Sie die Auf­gabe einem ver­ant­wortlichen Mitar­beit­er zu, und schon kann es los­ge­hen.

Wiederkehrende Auf­gaben eli­m­inieren die Notwendigkeit, alles immer nach zu ver­fol­gen und Per­so­n­en an Auf­gaben zu erin­nern, die regelmäs­sig fäl­lig sind. So müssen beispiel­sweise jeden Monat zum gle­ichen Zeit­punkt Löhne und auch Steuern gezahlt wer­den. Eben solche wiederkehren­den Auf­gaben kön­nen durch die entsprechende Automa­tisierung Arbeit­szeit und somit auch Geld sparen.

Zusammengefasst

Durch eine entsprechende Automa­tisierung kön­nen sowohl kom­plexe als auch redun­dante Schritte in einem Geschäftswork­flow eli­m­iniert und vere­in­facht wer­den. Sie kön­nen dies selb­stver­ständlich manuell durch­führen, indem Sie strate­gisch entschei­den, welche Schritte ent­fer­nt oder ignori­ert wer­den kön­nen, aber auch neue Tech­nolo­gien und Sys­teme kön­nen dies für Sie übernehmen.

Wichtig ist jedoch, dass Sie sich bewusst sind, dass der Ein­satz ein­er neuen Tech­nolo­gie bzw. eines neuen Sys­tems eine Her­aus­forderung darstellt und Ihre Zeit in Anspruch nehmen wird. Ein CRM bietet so viele ver­schiedene Möglichkeit­en, Ihre Geschäft­sprozesse zu automa­tisieren, dass es nicht sel­ten vorkommt, dass man sich in der Fülle der Funk­tio­nen ver­liert. Somit ist es essen­tiell, dass Sie einen starken Part­ner an Ihrer Seite haben, der Sie aus dem Wald ohne Bäume her­aus­führt und Ihnen den Blick aufs Grosse Ganze ermöglicht.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

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