Das gesellige Intranet

Hier ist ein Beitrag von Her­rn Har­ald Ille, Social Media Man­ag­er bei Nestlé Deutsch­land AG

Ein Social Intranet ist ein „gesel­liges“ Intranet – und das zeigt schon auf, wie es sich von klas­sis­chen toten Linkwüsten-Intranets unter­schei­det: Ein Social Intranet „lebt“. Es lebt grund­sät­zlich durch die Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er, die das Intranet aktiv nutzen und es mit Infor­ma­tio­nen, Wis­sen, Exper­tise füllen. Die sich gegen­seit­ig darüber aus­tauschen, Ideen entwick­eln, Pro­jek­te gemein­sam bear­beit­en und vieles mehr. Es lebt durch die Kon­tak­te mit den Kol­legin­nen und Kol­le­gen, die dem „Unternehmenswis­sen“ jeden Tag ein paar neue Ele­mente hinzufü­gen. Es lebt durch Koop­er­a­tion und Gemein­samkeit. Und es lebt, wenn in jed­er Abteilung min­destens ein­mal am Tag der Satz: „Wow, das bringt uns jet­zt wirk­lich weit­er“ fällt.

Es ist wie eine fröh­liche Kaf­feerunde am Son­nta­gnach­mit­tag – jed­er ist dabei, erfährt Neues, trägt selb­st Wis­sen und Erfahrun­gen, Tipps und Tricks bei, man plant beispiel­sweise sehr minu­tiös den gemein­samen näch­sten Urlaub zusam­men oder tauscht sich ern­sthaft über die Erziehung der Kinder aus. Und hat – das ist wichtig! – Spaß dabei. Wis­sens- und Pro­jek­t­man­age­ment am Küchen­tisch also, das wir alle ken­nen. Dieses Prinzip eines pro­duk­tiv­en „gesel­li­gen Miteinan­ders“ ist auch für den Beruf­sall­t­ag sehr pro­duk­tiv.

Es ist, um es ganz plaka­tiv zu sagen, ein fir­men­weites internes Face­book. Ein Social Intranet hat damit nichts mehr zu tun mit ein­er ollen Daten­bank, in die man kurz vor Wei­h­nacht­en rein­schaut, weil man die Adresse der Wei­h­nacht­skar­tendruck­erei vergessen hat – oder ähn­liche Dinge, die mit dem Arbeits- und Büroall­t­ag nichts zu tun haben. Ein Social Intranet ist Büroall­t­ag. Es gestal­tet ihn, struk­turi­ert ihn im besten Fall, erle­ichtert die täglichen Rou­ti­nen und verbessert den Out­put.

Wichtig ist: Es muss möglich sein, dass alle Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er die Plat­tform nicht nur pas­siv-kon­sum­ierend, son­dern aktiv-gestal­tend nutzen kön­nen, also „Pro­su­menten“ sind. Jed­er sollte frei­willig ein per­sön­lich­es Pro­fil mit den eige­nen Kon­tak­t­dat­en, aber auch Fähigkeit­en, Fer­tigkeit­en, abgeschlossene Pro­jek­te etc. anle­gen kön­nen. Jed­er sollte auf sein­er Pro­fil­seite Infor­ma­tio­nen posten kön­nen – seien es welt­be­we­gende Gedanken, externe Links oder nur kurze Sta­tusup­dates. Und jed­er sollte jeden abon­nieren kön­nen, damit die Ver­net­zung gelingt. Das sind schon die drei Grund­vo­raus­set­zun­gen für ein erstes ein­fach­es Social Intranet. Eigentlich nicht schw­er, oder?

Mod­erne Unternehmen­skom­mu­nika­tion

Eine mod­erne Unternehmen­skom­mu­nika­tion ist: Inte­gri­ert. Zusam­men­hän­gend. Und koop­er­a­tiv. Unternehmen­skom­mu­nika­tion muss sich als Ermöglich­er ver­ste­hen. Da alles irgend­wie Kom­mu­nika­tion ist, hat Unternehmen­skom­mu­nika­tion auch eine zen­trale Busi­ness-Auf­gabe – näm­lich: Men­schen über Ideen zusam­men­zubrin­gen. Klas­sis­che PR macht das durch schöne Geschicht­en, durch Sto­ry­telling, nach außen.

Viel wichtiger aber erscheint mir eine mod­erne und funk­tion­ierende Kom­mu­nika­tion innen – und nach innen. Zuge­spitzt würde ich sagen: Wenn alle Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er gut informiert sind und sich ein­fach miteinan­der aus­tauschen kön­nen, dann flutschen die Prozesse. Wenn Arbeit­szeit nicht mit unnötigem Ver­wal­tungskram und end­losen Abstim­mung­sprozessen vergeudet wird und jed­er Mitar­beit­er sein Experten­wis­sen allen anderen uneigen­nützig zur Ver­fü­gung stellen kann – dann entste­ht der berühmte „Mehrw­ert“, dann ist die Stim­mung im Unternehmen gut und die Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er wer­den selb­st zu Mul­ti­p­lika­toren und Unternehmens­botschaftern.

Das meine ich: Unternehmen­skom­mu­nika­tion ermöglicht und unter­stützt andere, pos­i­tiv über das Unternehmen zu sprechen. Extern nen­nt man das Pub­lic Rela­tions. Dass die eige­nen Mitar­beit­er aber die glühend­sten Enthu­si­as­ten und damit die ver­trauenswürdig­sten Botschafter für das eigene Unternehmen sind, haben bis­lang noch nicht alle Unternehmen wirk­lich ver­standen…

Unternehmen, die Social Intranets ein­führen mit dem echt­en Willen zur kom­mu­nika­tiv­en Kul­turverän­derung, erken­nen aber diese Chance und nutzen sie.

Der Weg zu einem Social Intranet oder wie die Mitar­beit­er der Unternehmen eine solche Umstel­lung aufnehmen

Die zweite Frage ist in der Tat die entschei­dende: Was haben die Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er unmit­tel­bar und sofort davon, und erle­ichtert es ihnen wirk­lich ihre Arbeit – Tag für Tag? Hil­ft mir per­sön­lich dieses neu­modis­che elek­tro­n­is­che Teil, das wir jet­zt alle benutzen sollen, wirk­lich und erledi­ge ich meine Arbeit jet­zt bess­er, entspan­nter und mit höher­er Qual­ität als vorher? Oder schaufelt mir das neue Intranet zusät­zlichen Aufwand auf meine ohne­hin schon viel zu unüber­sichtliche To-Do-List?

Und hier kommt wieder der Gedanke der Gesel­ligkeit ins Spiel: Kann ich die Nutzung von anderen Kol­legin­nen und Kol­le­gen im gemein­samen „Doing“ ler­nen? Kann ich Kol­le­gen, die mit dem Intranet schon etwas sou­verän­er umge­hen, ein­fach „fol­gen“ und ihren Newsstream abon­nieren, und kann ich mir ein­fach abschauen, was die so machen? PDFs teilen, Links sharen, das Wiki befüllen, eine Pro­jek­tliste führen, etc. Ler­nen wir die sin­nvoll­ste Benutzung ganz neben­bei zusam­men, oder kann das Intranet erst nach ein­er drei­jähri­gen Schu­lung von IT-Experten bedi­ent wer­den?

Keep it sim­ple! Ein Dig­i­tal Work­place soll vere­in­fachen, soll mir stumpf­sin­nige Arbeit am besten kom­plett abnehmen und mir bei kreativ­en, schwieri­gen und anspruchsvollen Auf­gaben so weit wie möglich helfen. Diese Vorteile müssen für die Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­er unmit­tel­bar sicht­bar und erleb­bar sein. Dann funk­tion­iert es, dann wird das Intranet nicht nur akzep­tiert, son­dern begin­nt, zu atmen, zu leben und die ganze Organ­i­sa­tion wie ein frisch­er Früh­lingswind zu besee­len.

Am Anfang der Pla­nung für ein Social Intranet muss daher dies ste­hen: Wie erle­ichtert das neue Sys­tem jedem einzel­nen Mitar­beit­er die Arbeit? Was habe ich als Kol­lege davon? Wo bringt es mich weit­er? Und: Welche Funk­tio­nen helfen dabei? Mein Vorschlag aus lei­der lei­d­voller Erfahrung: Kom­mu­nika­tion­sex­perten von Anfang an ein­binden, und das Pro­jekt NICHT als IT-Pro­jekt, son­dern als Kom­mu­nika­tion­spro­jekt pla­nen.

Und gerne asyn­chron, organ­isch, agil vorge­hen. Wenn man mit dem Roll-out und Go-live wartet, bis das Intranet „fer­tig“ ist, wird man nie anfan­gen: denn ein Social Intranet ist nie „fer­tig“ – es entste­ht und lebt und wird größer und detail­liert­er und aus­d­if­feren­ziert­er, während es benutzt wird. Man muss es nutzen! Dazu müssen noch nicht alle Funk­tio­nen bis ins let­zte Detail vorhan­den sein. Ein paar wichtige Core-Anwen­dun­gen scharf­schal­ten, die wichtig­sten For­mu­la­re und Doku­mente hochladen – und dann geht es los! Wer zu lange mit dem Go-Live wartet, hat am Ende außer ver­rosteten Servern: Nichts. Daher: Anfan­gen, es nutzen, sich ver­net­zen – dann läuft das Intranet (fast) von alleine!

Ein Intranet, das auf Zusam­me­nar­beit set­zt und ein Net­zw­erk, das durch Zusam­me­nar­beit entste­ht, verbessert selb­stver­ständlich auch die Art, wie wir zusam­me­nar­beit­en. Pro­jek­te wer­den bess­er, wenn die Beteiligten sich schneller und adäquater aus­tauschen kön­nen. Die Pla­nung wird effek­tiv­er, wenn jed­er Beteiligte den genauen Stand ken­nt und eigene Ideen und Inhalte unkom­pliziert beitra­gen kann. Und wenn über diese Ideen unkom­pliziert online disku­tiert wer­den kann und am Ende eine Lösung her­auskommt – dann spielt ein Social Intranet die Vorteile sein­er Dialog­funk­tion aus.

Alles Organ­isatorische kann dabei der Rech­n­er erledi­gen: Hil­fe bei der Zeit­pla­nung und der Auf­gaben­verteilung, Wieder­vor­lage, Erin­nern und Eskalieren bei Nichterledi­gung. Wir Men­schen haben dann mehr Zeit für das Wesentliche: die kreative inhaltliche Arbeit. Viele Intranet-Lösun­gen brin­gen ein Pro­jek­t­pla­nungstool gle­ich mit, ohne dass die Plat­tform ver­lassen wer­den muss. Das ist der zweite wichtige Aspekt eines Social Intranets: Alles ist so miteinan­der verzah­nt und inte­gri­ert, dass die Mitar­beit­er im Social Intranet alles machen kön­nen: Man schreibt Mails, Vor­standsvor­la­gen und Arbeit­szeug­nisse auf der gle­ichen Plat­tform, auf der man Präsen­ta­tio­nen erstellt, sein Arbeit­szeitkon­to ein­sieht und Elternzeit beantragt. One plat­form fits all…

Die Büch­er zu diesem The­ma

Was mir per­sön­lich am besten gefällt, ist das sehr nett gemachte Hand­buch „Willkom­men in der neuen Arbeitswelt. So erweck­en Sie ein Social Intranet zum Leben“ der School for Com­mu­ni­ca­tion and Man­age­ment. Stef­fi Gröscho, Dr. Clau­dia Eich­ler-Liebenow und Regi­na Köh­ler lassen ihr Alter Ego „Intranet-Babett“ die sechs Pro­jek­tschritte vom „Traum“ bis zur Nutzung gehen. Tolles Buch, bunt, span­nend, lehrre­ich und eine gute Han­dre­ichung.

Eine grund­sät­zliche Ein­führung in das, was möglich ist mit (zumeist schweiz­erischen) Intranets ist das bei Springer Gabler erschienene Buch „Her­aus­forderung Intranet. Zwis­chen Infor­ma­tionsver­mit­tlung, Diskus­sion­skul­tur und Wis­sens­man­age­ment“. Ste­fanie Meier, Daniel Lütolf und Stephan Schiller­wein haben sich viele Intranets großer und kleiner­er Schweiz­er Unternehmen ange­se­hen und „enthüllen“ Teile dieser inter­nen Plat­tfor­men. Gibt einen guten Ein­blick.

Und natür­lich lasse ich mir die Chance nicht ent­ge­hen, die Paper­li-Aus­gabe „The Social Intranet Dai­ly“, die nicht ganz täglich erscheint, vorzustellen – eine von mir kuratierte Über­sicht über die „Lat­est News“ aus der Social Intranet-Szene… Hier zu abon­nieren: http://bit.ly/socialintranetdaily. Würde mich freuen!

(Quelle: www.bitrix24.de, 16.10.2017)