Digitaler Arbeitsplatz - Volldampf oder Vorsicht

Digitaler Arbeitsplatz. Home-Office. Remote Work. In der Welt vor COVID-19 digitalisierten Unternehmen in einem kontinuierlichen Tempo und bewegten sich in Richtung einer Zukunft, in der Remote-Arbeit in den nächsten fünf bis zehn Jahren zur Norm werden würde. Aber die Pandemie hat unsere Welt und die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett verändert. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, und auch die Arbeitsplätze, die wir kennen, haben sich innerhalb eines Jahres völlig verändert — ob man dies nun wollte oder nicht.
Für die Unternehmen, die sich vorsichtig an eine digitalisierte Zukunft herangetastet haben, war die Pandemie so etwas wie ein sturmartiger Rückenwind — eine starke Böhe, die ihnen etwas den Rücken stärkte — allerdings musste man auch aufpassen, dass man nicht umgeworfen wird von der Wucht. Innerhalb weniger Wochen wechselte eine grosse Zahl von Mitarbeitenden weltweit ins Home-Office, und viele Unternehmen hatten Mühe, die richtigen Tools zu finden, um die Mitarbeiter an ihrem neuen Arbeitsplatz zu verwalten.
Weniger als ein Jahr später ist Home-Office zum “New Normal” geworden. Stellt sich allerdings die Frage, ob diese neue Art des Arbeitens gekommen ist um zu bleiben oder nur, um in der Krise das schlimmste zu verhindern. Wie das “New Normal” für das einzelne Unternehmen aussieht, lässt sich also nicht pauschalisieren — denn so verschiedene wie die Menschen, sind auch die Unternehmen. Nicht jeder kann und möchte das gleiche.
Und dennoch: COVID-19 hat gezeigt, dass es eben auch anders gehen kann als “from 9 to 5” im Grossraumbüro. Somit implementieren Unternehmen weltweit integrierte digitale Arbeitsplatzplattformen, um optimale Abläufe in einer digitalisierten Welt zu gewährleisten.

Doch wie erwähnt tun sich einige Organisationen schwer mit solch einer Umstellung. Was steht der Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes im Wege? Liegt es an der vorherrschenden Unternehmenskultur? Gibt es womöglich Schwierigkeiten auf neue Arbeitsplattformen zu migrieren? Oder liegt es an etwas anderem?

Die richtige digitale Kultur bildet die Basis für den idealen digitalen Arbeitsplatz.

Selbstverständlich ist die vorhandene und verfügbare Technologie der Schlüssel zur Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes. Folgenden Aspekt vergessen oder vernachlässigen viele jedoch: die besten digitalen Arbeitsplätze sind auf dem soliden Fundament einer digitalen Kultur aufgebaut. Sieht man sich einige Zahlen an (und Zahlen lügen ja bekanntlich nicht), ist es relativ einfach zu erkennen, warum dies so ist. So gaben einem Capgemini-Bericht zufolge beispielsweise 62% der Befragten an, dass kulturelle Aspekte das Haupthindernis für den Erfolg von digitalen Arbeitsplätzen darstellen. So neigen viele Unternehmen, die eine digitale Transformation durchlaufen, dazu, der Integration neuer Technologien und der Auswahl der richtigen Arbeits-Tools an sich eine zu hohe Bedeutung beizumessen.
Erst wenn die neuen Tools oder Plattformen von der oberen Riege abgesegnet und auch eingekauft wurden, werden diejenigen die damit arbeiten sollen ins Boot geholt: Die Mitarbeitenden. Dabei sollten diese bei Veränderungsprozessen von Beginn an mit einbezogen werden, um Widerständen umgehend entgegenwirken zu können. Denn die beste Plattform nützt am Ende des Arbeitstages nichts, wenn sie keiner nutzt. Mitarbeitende vor komplett vollendete Tatsachen zu stellen birgt Risiken in sich: Sie haben Mühe, mitzuhalten, neue Probleme treten auf, und die Employee Experience sinkt. Es kommt zu Kulturkonflikten, die Arbeit stagniert, und das Management kämpft damit, zu verstehen, warum die neue Plattform, die ausgewählt wurde, nicht optimal funktioniert.
In digitalen Arbeitsumgebungen ist die Zusammenarbeit ein komplett neues Spiel. Ganze Organisationen müssen für die Zusammenarbeit in einer digitalen Umgebung geschult werden. Während digitale Arbeitsplätze aussergewöhnliche Werkzeuge zur Messung des Fortschritts bieten, ist die Zusammenarbeit immer noch weitgehend ein Unterfangen, welches von Menschen geführt und vor allem beeinflusst wird. Unternehmen müssen Silo-Denken abschaffen, Teams darin schulen, Einblicke und Erkenntnisse zu teilen, und — was am wichtigsten ist — die Teambildung am digitalen Arbeitsplatz erlernen und aktiv fördern.

Jede weitere Applikation, ist im Grunde eine zu viel

Führt ein Unternehmen mehr als eine solide Plattform für den digitalen Arbeitsplatz ein, bedeutet dies nicht selten Probleme für die digitale Transformation und somit auch für Remote Work. Es macht auch wenig Sinn, für jede spezifische Anwendungen einzeln zu bezahlen. Im Laufe der Zeit summieren sich die Kosten zu einer erheblichen Summe auf. Und hinzu kommt, dass sich diverse Tools mit Sicherheit in einigen Funktionalitäten überschneiden — also zahlt man doppelt und dreifach für etwas, was bereits vorhanden ist. Lässt man jedoch den Faktor “Kosten” beiseite, zeigen sich erst die wirklichen Probleme: Die Mitarbeitenden sind überfordert — zu viele verschiedene Anwendungen zum Erledigen ihrer Aufgaben überfordern. Alleine schon die Zeit, die mit dem Hin- und Herblicken zwischen den einzelnen Anwendungen vergeudet wird, stellt einen enormen Ressourcenverbrauch dar: Zeit. Und Zeit ist Geld.
Somit sollten sich Unternehmen vor Tool-Auswahl überlegen, welche Funktionen auf jeden Fall abgedeckt werden müssen. Zum Beispiel könnte das von Ihnen verwendete Instant Messaging-Tool über eine Video-Call-Funktion verfügen. Diese können die Mitarbeitenden nutzen, anstatt zu einer separaten Videomeeting-Anwendung zu wechseln. Projektbezogene Details könnten Teammitglieder über ihre Instant-Messaging-App besprechen, anstatt das Projektmanagement-Tool zu verwenden. Machen Sie sich also Gedanken, wie bestehende Prozesse neu gestaltet werden könnten und weniger wie das Tool bestehende Prozesse abbilden kann.
Meist lohnt es sich nicht, viele verschiedene, aber sehr ähnliche Anwendungen in der digitalen Suite Ihres Unternehmens einzuführen. Am Ende überfordert die grosse Auswahl nur Ihre Mitarbeitenden und die negativen Folgen überwiegen die positiven. Jetzt könnte man natürlich argumentieren, jede Lösung ist die Non-Plus-Ultra-Lösung für einen bestimmten Use Case. Ja — da geben wir Ihnen Recht. Aber mit ein paar Abstrichen und dem Aufbrechen vorhandener, eventuell starrer Strukturen und Denkweisen, wird es mit Sicherheit gelingen, eine einzige Lösung für die meisten Ihrer Bedürfnisse zu finden.
Somit liegt die grösste Herausforderung bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes darin, genau zu verstehen, wie viele Anwendungen Ihr Unternehmen wirklich benötigt. Und auf Basis dieser Erkenntnis die Zahl der Tools, Anwendungen, Plattformen so gering wie möglich zu halten.
Oft kann die 80/20-Regel zum Einsatz kommen: 80% der Arbeit fällt unter ähnliche Anwendungen wie Projektmanagement, Zusammenarbeit und Prozessmanagement. Die übrigen 20% fallen in spezifische Anwendungsfälle, die eine gemeinsame Plattform nicht bewältigen kann. Somit können 80% der Arbeit mit einer Lösung für den digitalen Arbeitsplatz verwaltet werden, und die anderen 20% können durch spezifische Tools erreicht werden.

Digitaler Arbeitsplatz ‑die Zukunft der Arbeit

Da die ganze Welt mit den Folgen der COVID-19-Pandemie zu kämpfen hat, ist die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes zur Unterstützung einer zunehmend dezentralen Belegschaft für Unternehmen wichtiger denn je geworden — auch für den Zeitraum nach der Pandemie, wenn die Mitarbeiter wieder in die physischen Büros zurückkehren werden. Es kann zwar einige Herausforderungen auf dem Weg geben, wenn Sie zum ersten Mal einen digitalen Arbeitsplatz einführen, aber der Erfolg Ihrer digitalen Arbeitsplatzplattform hängt davon ab, wie Sie diese Herausforderungen meistern, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich jeder eingebunden, gehört und geschätzt fühlt. Sie selbst entscheiden wie das “New Normal” bei Ihnen aussehen soll — aber auf lange Sicht, wird kein Unternehmen komplett ohne Digitalen Arbeitsplatz, bestehen können.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, eine Home Office Lösung in kürzester Zeit einzuführen — damit die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden gewährleistet ist sowie der Betrieb aufrechterhalten werden kann.
Die LINXYS GmbH berät Sie individuell und ergebnisorientiert zu den verschiedenen Möglichkeiten in Bezug auf die schnelle Einrichtung und Einführung einer Home Office Lösung (sowohl auf Software- als auch User-Ebene).
Damit Ihre Mitarbeitenden optimal vorbereitet werden und von der ersten Minute an einsatzbereit sind, bieten wir Online-Schulungen an, in welchen wir das Handling aufzeigen, Fragen beantworten und Ihren Mitarbeitenden somit einen optimalen Start in den Digitalen Arbeitsplatz ermöglichen.

Hervorzuheben ist, dass Lösungen zur Verfügung stehen, welche schnell eingeführt und umgesetzt werden können: Diese Lösungen sind alle in der Cloud verfügbar und können somit sofort geräteunabhängig (durch bspw. mobile Applikationen auf Smartphones und Tablets) über das Internet genutzt werden. Dies spart Unternehmen die wichtige Ressource Zeit — denn die Belegschaft muss nicht erst mit Laptops oder VPN-Zugängen ausgestattet werden.

Die LINXYS GmbH berät Sie gerne individuell und ergebnisorientiert zu den verschiedenen Möglichkeiten in Bezug auf die schnelle Einrichtung einer Home Office bzw. Digital Workplace Lösung. Damit Ihre Mitarbeitenden optimal vorbereitet werden und von der ersten Minute an einsatzbereit sind, bieten wir Online-Schulungen an, in welchen wir das Handling aufzeigen, Fragen beantworten und Ihren Mitarbeitenden somit einen optimalen Start in den Digitalen Arbeitsplatz ermöglichen.

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