Bitrix24 DOKUMENTENMANAGEMENT.

In Bitrix24 (Bitrix24 Doku­menten­man­age­ment) gibt es drei ver­schiedene Dri­ve-Typen: einen per­sön­lichen Dateis­pe­ich­er, auf welchen die anderen Kol­le­gen nur mit entsprechen­der Berech­ti­gung Zugriff haben. In den Grup­pen-Dri­ves wer­den alle Doku­mente der entsprechen­den Pro­jek­t­gruppe hochge­laden. Des Weit­eren gibt es einen all­ge­meinen Dri­ve, auf welchem Dateien abgelegt sind, welche für alle Mitar­beit­er ver­füg­bar sein sollen (bspw. User Man­u­als).

Die Zusam­me­nar­beit an Doku­menten erfol­gt direkt im Activ­i­ty Stream: Es kön­nen Kom­mentare geschrieben, Doku­mentin­ver­sio­nen ange­hängt, Feed­back gegeben und Änderun­gen vorgenom­men wer­den, welche in Echtzeit zu sehen sind. Auch gibt es die Möglichkeit, nachzu­ver­fol­gen, wer was wann am Doku­ment geän­dert hat.

Doku­mente kön­nen in Form von Tex­ten, Tabellen oder Präsen­ta­tio­nen direkt in Bitrix24 erstellt wer­den. Über den Activ­i­ty Stream kön­nen diese versendet, an Auf­gaben ange­hängt und von mehreren Nutzern gle­ichzeit­ig bear­beit­et wer­den. Jedoch kann das Doku­ment während der Bear­beitung auch für andere Nutzer ges­per­rt wer­den. Nach der Final­isierung der Inhalte kön­nen Doku­mente in der Bib­lio­thek abgelegt oder lokal down­ge­load­et wer­den.

Durch die doku­menteigene Änderung­shis­to­ry, gehen ver­al­tete Ver­sio­nen nicht ver­loren, son­dern kön­nen bei Bedarf wieder­hergestellt wer­den.

Nach der Veröf­fentlichung neuer Inhalte (Dateien, Nachricht­en, Ein­träge, Son­stiges) wer­den diese in Bitrix24 index­iert und ste­hen somit über die Sofort­suche zur Ver­fü­gung. Auf diese Weise sind die Suchergeb­nisse kon­tinuier­lich auf dem aktuellen Stand.

Um Prozesse zu beschle­u­ni­gen und die Effizienz zu steigern, kön­nen Doku­menten­work­flows erstellt und imple­men­tiert wer­den. So kann bspw. ein Entwurf veröf­fentlicht wer­den, welch­er durch den Vorge­set­zten oder einen Experten genehmigt wer­den muss.