Home Office — Schnell und unkompliziert einführen

Der dig­i­tale Arbeit­splatz bietet zum einen Arbeit­nehmern eine gewisse Flex­i­bil­ität und kann zum anderen auch von Unternehmen in beson­deren Sit­u­a­tio­nen genutzt wer­den um Flex­i­bil­ität und Agilität zu gewährleis­ten: Der Betrieb wird aufrechter­hal­ten indem Mitar­bei­t­ende in Home Office geschickt wer­den und ihren Arbeit­sall­t­ag orts- und zeitun­ab­hängig gestal­ten. Somit wird sichergestellt, dass Unternehmen weit­er­hin pro­duk­tiv sein kön­nen.

Neue Tech­nolo­gien und Ansätze ermöglichen es die Kom­mu­nika­tion und die Zusam­me­nar­beit auch in ein­er Sit­u­a­tion, wie sie aktuell vorherrscht, zu gewährleis­ten. Durch Lösun­gen wie Bitrix24, COYO und Staff­base kön­nen Unternehmen auch in unsicheren Zeit­en sich­er­stellen, dass das oper­a­tive Geschäft aufrechter­hal­ten wird und zudem sach­liche Infor­ma­tio­nen auf ver­trauenswürdi­ge Weise schnell und unkom­pliziert an alle Mitar­bei­t­en­den über­mit­telt wer­den. Denn vor allem in Krisen­zeit­en ist eine offene, kon­tinuier­liche und trans­par­ente Kom­mu­nika­tion ein Bindeglied, das in der Lage ist alles zusam­men­zuhal­ten und Unsicher­heit­en ent­ge­gen­zuwirken.

Her­vorzuheben ist, dass Lösun­gen zur Ver­fü­gung ste­hen, welche schnell einge­führt und umge­set­zt wer­den kön­nen: Diese Lösun­gen sind alle in der Cloud ver­füg­bar und kön­nen somit sofort gerä­te­un­ab­hängig (durch bspw. mobile App­lika­tio­nen auf Smart­phones und Tablets) über das Inter­net genutzt wer­den. Dies spart Unternehmen die wichtige Ressource Zeit — denn die Belegschaft muss nicht erst mit Lap­tops oder VPN-Zugän­gen aus­ges­tat­tet wer­den.

Im Fol­gen­den möcht­en wir Ihnen eine kleine Check­liste zur Ver­fü­gung stellen mit Punk­ten, welche beachtet wer­den soll­ten, wenn der Arbeit­sall­t­ag in Sit­u­a­tio­nen wie aktuell, aber auch für die Zukun­ft orts- und zeitun­ab­hängig gestal­tet wer­den soll und wie eine Umstel­lung auf Home Office einge­führt wer­den kann.

1. Sprechen Sie mit Ihrem Team.

Wenn Ihre Mitar­bei­t­en­den von zu Hause aus arbeit­en sollen, ist es wichtig, dass Sie erk­lären, warum dies angesichts der aktuellen Sit­u­a­tion ein wichtiger Schritt ist. Einige Ihrer Mitar­beit­er sind vielle­icht besorgt über diesen Über­gang, während andere fest­stellen, dass dies ihre Pro­duk­tiv­ität verbessert. Wie dem auch sei, stellen Sie sich­er, dass jed­er ver­ste­ht, was sich ändern wird, um ein Gefühl von Kom­fort und Sicher­heit zu schaf­fen.

2. Wichtige Arbeitsabläufe mit Verantwortlichen klären.

Eruieren Sie die rel­e­van­ten Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende. Erstellen Sie eine Liste der Werkzeuge, die benötigt wer­den, um Arbeit­sprozesse auch ausser­halb des Büros aufrechtzuer­hal­ten: von Com­put­ern und Head­sets bis hin zu ein­er sta­bilen Inter­netverbindung und Zugriff­s­recht­en inner­halb Ihres Unternehmen­sportals oder anderen Arbeitswerkzeu­gen.

3. Routinen und Strukturen sind wichtig.

Es mag den Anschein erweck­en, dass die Ver­wal­tung und Kon­trolle Ihres Teams und Ihrer Pro­jek­te eine grössere Her­aus­forderung darstellt, wenn alle Involvierten im Home Office arbeit­en und “unbeauf­sichtigt” sind. Um Prob­le­men ent­ge­gen­zuwirken und einen rei­bungslosen Ablauf zu gewährleis­ten, ist es wichtig Fol­gen­des sicherzustellen:

• Schaf­fen Sie eine Rou­tine. Beispiel­sweise durch kurze wöchentliche oder tägliche Tele­fonkon­feren­zen und Einzelge­spräche im Social Intranet, um zu sehen, wie alle vorankom­men, und um eventuelle Unklarheit­en zu besprechen.
• Ermuti­gen Sie Ihre Mitar­bei­t­en­den, sich selb­st zu organ­isieren und eine Struk­tur aufrecht zu erhal­ten. Kom­mu­nizieren Sie konkrete Pläne und Ziele und geben Ihren Mitar­bei­t­en­den den Freiraum.
• Richt­en Sie beispiel­sweise ein Berichtswe­sen ein, damit alle Pro­jek­t­beteiligten immer auf dem gle­ichen Stand sind und Dead­lines einge­hal­ten wer­den kön­nen.
• Mitar­beit­er dür­fen nicht allein­ge­lassen son­dern müssen unter­stützt wer­den. Eine sys­temgestützte Prozessstruk­tur sollte geschaf­fen wer­den.

4. Schaffung eines Gemeinschaftsgefühls — unabhängig von der Entfernung zum eigentlichen Arbeitsort.

Eine plöt­zliche Verän­derung im Arbeit­sum­feld Ihrer Mitar­beit­er kann sehr belas­tend sein. Der Men­sch ist ein soziales Wesen und es ist beun­ruhi­gend, täglich mehr als 8 Stun­den mit dem Lap­top als einzigem Begleit­er zu ver­brin­gen. Ins­beson­dere wenn Sie es gewohnt sind, von Kol­le­gen umgeben zu sein. Stellen Sie sich­er, dass Ihre Teams über alle Kom­mu­nika­tion­swerkzeuge ver­fü­gen, die sie benöti­gen, um den Wech­sel ins Home Office so angenehm wie möglich zu gestal­ten. Pla­nen Sie regelmäs­sige “Online-Tre­f­fen”, um ein anhal­tendes Gefühl der Ein­heit und des Zusam­men­seins zu schaf­fen.

5. Mitarbeiter — Risikogruppen.

Die Welt­ge­sund­heit­sor­gan­i­sa­tion (WHO) hat davor gewarnt, dass vor allem Per­so­n­en über 60 Jahre und mit Vor­erkrankun­gen stärk­er gefährdet sind — machen Sie also Team­mit­glieder, die in diese Kat­e­gorie fall­en, zu Ihrer ober­sten Pri­or­ität beim Über­gang Ihres Unternehmens zur Fernar­beit. Diejeni­gen, die einem höheren Risiko aus­ge­set­zt sind, soll­ten so früh wie möglich nach Hause geschickt wer­den.

6. Bestimmen Sie wer nicht von zu Hause aus arbeiten kann — versuchen Sie diesen Umstand zu ändern bzw. zu optimieren.

Ein Beispiel sind Mitar­bei­t­ende, die sich mit Papier­ar­beit und Doku­men­ta­tion befassen. Wenn Sie beispiel­sweise juris­tis­che Papiere haben, die unter­schrieben oder abgestem­pelt wer­den müssen, soll­ten Sie ein Sys­tem entwick­eln, das es der betr­e­f­fend­en Arbeit­skraft ermöglicht, dies in elek­tro­n­is­ch­er Form zu tun, oder ihre Zeit­pläne so umzuor­gan­isieren, dass die Zeit im Büro auf ein Min­i­mum reduziert wird. Pla­nen Sie zum Beispiel einen Tag pro Woche für das Aus­füllen und Unter­schreiben von Doku­menten ein. Um die zwis­chen­men­schlichen Kon­tak­te auf ein Min­i­mum herun­terzuschrauben, ist es des Weit­eren sin­nvoll unverzicht­bare Tätigkeit­en vor Ort nicht alle zur gle­ichen Zeit durch­führen zu lassen: Beispiel­sweise erhält Gruppe A einen Zeit­slot am Don­ner­stag Nach­mit­tag, wohinge­gen Gruppe B am Mittwoch Vor­mit­tag rel­e­vante Auf­gaben fer­tig­stellen kann.

7. Schaffen Sie eine sichere Arbeitsumgebung innerhalb des Büros.

Stellen Sie sich­er, dass alle, die in der Arbeit vor Ort bleiben müssen, einen isolierten Arbeits­bere­ich haben und unter Quar­an­tänebe­din­gun­gen bleiben kön­nen — das bedeutet, dass alle verteilt wer­den und einige Team­mit­glieder möglicher­weise in einen anderen Arbeits­bere­ich ver­legt wer­den. Das Hauptziel beste­ht darin, den physis­chen Kon­takt zwis­chen den Team­mit­gliedern so weit wie möglich einzuschränken.

8. Informieren Sie Ihre Kunden — jeder wird Verständnis haben.

Bei der Umstel­lung auf die Fernar­beit funk­tion­ieren einige wichtige Prozesse, die bish­er im Büro stat­tfan­den, möglicher­weise nicht mehr so gut wie zuvor. Wenn Ihr Unternehmen auf bürobasierte Arbeit­sprozesse angewiesen ist, soll­ten Sie eine Strate­gie entwick­eln, die die Kun­den über alle Prob­leme mit dem Sup­port oder den Aufträ­gen in ein­er Weise informiert, die die Sen­si­bil­ität für mögliche Prob­leme oder Frus­tra­tio­nen, die dies verur­sachen kön­nte, zeigt. Dies ist für die Aufrechter­hal­tung ein­er starken Beziehung zu Ihrem Kun­den­stamm, selb­st in dieser schwieri­gen Zeit, uner­lässlich.

9. Schulen Sie Ihr Team.

Wenn Sie die Zeit und die Ressourcen haben, schulen Sie die Teams darin, wie sie unter speziellen Bedin­gun­gen effek­tiv arbeit­en kön­nen. Von fir­men- und arbeitsspez­i­fis­chen Richtlin­ien bis hin zur Organ­i­sa­tion des Arbeit­stages und zur men­tal­en Umstel­lung auf die Arbeit ausser­halb des Büros — etwas, das oft (fälschlicher­weise) ver­nach­läs­sigt wird.

Das Wichtig­ste ist, dass Ihre Mitar­bei­t­en­den sich in dieser unsicheren Zeit sich­er und gut aufge­hoben fühlen.

Und nun möcht­en wir Ihnen an dieser Stelle einige prak­tis­che Beispiele aufzeigen, um das Arbeit­en im Home Office mit Hil­fe ein­er Social Intranet Lösung umge­hend effizient und zielführend zu gestal­ten. Anbi­eter wie Bitrix24, COYO und Staff­base haben für die aktuelle Sit­u­a­tion schnell umset­zbare Lösun­gen parat, damit Sie Ihren Mitar­beit­ern die Möglichkeit geben von Zuhause aus zu arbeit­en und Ihr Unternehmen dadurch weit­er­hin best­möglich funk­tion­iert.

Grenzenlose, effiziente und unkomplizierte Kommunikation.

Vor allem in ein­er Krise ist eine kon­tinuier­liche, trans­par­ente und schnelle Kom­mu­nika­tion beson­ders wichtig. Mit Hil­fe ein­er Social Intranet Lösung kön­nen alle Mitar­bei­t­en­den schnell und unkom­pliziert informiert wer­den, diese Infor­ma­tio­nen mit Hil­fe von Kom­men­tar­funk­tio­nen disku­tieren oder gar per Online-Meet­ing per­sön­lich besprechen. Auch erhal­ten Ihre Mitar­bei­t­en­den die Möglichkeit Fra­gen zu einem Pro­jekt beant­wortet zu bekom­men, Experten anzufra­gen oder einen Sachver­halt vom Kol­le­gen unkom­pliziert und schnell bestäti­gen zu lassen. Meist reichen wenige Zeilen, um mit der Arbeit fort­fahren zu kön­nen. So wird die Effizienz gesteigert und der gefragte Kol­lege kann auch von Zuhause aus umge­hend antworten.

Auch sind regelmäs­sige Meet­ings in Krisen­si­t­u­a­tio­nen mit Liefer­an­ten, Part­nern und anderen rel­e­van­ten Abteilun­gen wichtig für das wirtschaftliche fortbeste­hen. Eine gemein­same Kol­lab­o­ra­tionsplat­tform vere­in­facht die Kom­mu­nika­tion und Zusam­me­nar­beit erhe­blich: Alle sitzen am gle­ichen dig­i­tal­en Tisch, kön­nen alle für sie rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen jed­erzeit nachver­fol­gen, aus­tauschen und eigene Erfahrun­gen, Bedenken und Gedanken schnell und ein­fach an alle kom­mu­nizieren. Somit sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand, wodurch Wis­senslück­en geschlossen wer­den kön­nen und einem erfol­gre­ichen Pro­jek­tab­schluss nichts im Wege ste­ht.

Projekte und Aufgaben — ortsübergreifende Zusammenarbeit.

Bitrix24 bietet beispiel­sweise die Möglichkeit, Pro­jekt- und Arbeits­grup­pen aufzubauen. Dort kön­nen alle rel­e­van­ten Mitar­bei­t­en­den gemein­sam an ihrem Pro­jekt arbeit­en, sich aus­tauschen und haben stets einen Überblick über den aktuellen Stand.

Mit Hil­fe von eige­nen ToDo-Lis­ten und Auf­gaben (und Teilauf­gaben) kön­nen alle Prozesse bis ins kle­in­ste Detail struk­turi­ert wer­den. Um während der Pro­jek­t­phase stets den Überblick zu behal­ten, kön­nen alle Auf­gaben, deren aktueller Sta­tus sowie der Ver­ant­wortliche beobachtet wer­den („arbeite an, bin beteiligt, habe aufge­tra­gen“). Eine auf­gaben­spez­i­fis­che Zeit­er­fas­sung zeigt auf, ob der geplante Pro­jek­tab­schluss gewährleis­tet wer­den kann. Durch das Extranet kön­nen externe Nutzer, wie Free­lancer, Part­ner oder Liefer­an­ten am Entste­hung­sprozess mitwirken, wodurch einem trans­par­enten und zeit­gemässen Arbeit­en nichts mehr im Wege ste­ht.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

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