Wie funktioniert innovatives Projektmanagement 2020?

Wie funk­tion­iert inno­v­a­tives Pro­jek­t­man­age­ment 2020? Welche Fak­toren kön­nen den Erfolg Ihres Pro­jek­ts bee­in­flussen? Fra­gen die Sie sich zurecht stellen. Aber bevor wir auf diese Fra­gen einge­hen, möcht­en wir ein wenig aus­holen. Denn auch wenn im Grunde sicher­lich jed­er wis­sen wird, was sich hin­ter “Pro­jek­t­man­age­ment” ver­birgt — schliesslich han­delt es sich um keine neue Begrif­flichkeit — möcht­en wir, voll­ständigkeit­shal­ber, zumin­d­est eine grobe Einord­nung des Begriffs vornehmen.

Kurz gesagt, hat das Pro­jek­t­man­age­ment die Auf­gabe, die Arbeit eines Teams so voranzutreiben, dass Ziele entsprechend gewis­sen Erfol­gskri­te­rien zu einem bes­timmten Zeit­punkt erre­icht wer­den. Es geht dabei also um die Pla­nung, die Überwachung, die Steuerung und zulet­zt um den Abschluss eines Pro­jek­ts. Somit ist die grosse Her­aus­forderung, alle Pro­jek­tziele inner­halb der vorgegebe­nen Rah­menbe­din­gun­gen zu erre­ichen.

Aber so wie sich unsere Umwelt und unser All­t­ag verän­dert, sollte sich auch das Pro­jek­t­man­age­ment neuen Gegeben­heit­en anpassen — sowohl auf men­schlich­er und auch auf tech­nis­ch­er Ebene. Dabei geht es aber nicht darum, ständig neue Wege einzuschla­gen oder jedes Jahr aufs Neue alles kom­plett zu über­denken und neu aufzuziehen. Viel mehr geht es darum das Pro­jek­t­man­age­ment so anzu­passen, dass es effek­tiv und vor allem effizient abläuft und am Ende alle Beteiligten zufrieden mit dem Ergeb­nis sind.

Das Pro­jek­t­man­age­ment 2020 hat mit Sicher­heit einige vor neue Her­aus­forderun­gen gestellt: Wer hätte gedacht, dass 2020 alles anders wird? Das Coro­n­avirus hat unseren All­t­ag ordentlich auf den Kopf gestellt: Mitar­bei­t­ende sind in Home­of­fice, Meet­ings find­en online statt und bish­er “nor­male” Abläufe müssen über­ar­beit­et wer­den, um weit­er­hin auf dem Markt beste­hen zu kön­nen. Die seit eini­gen Monat­en vorherrschende Sit­u­a­tion zwing sowohl Einzelper­so­n­en sowie Unternehmen gle­icher­massen, Lösun­gen für die Zukun­ft zu etablieren, welche auch nach der Krise weit­erge­führt wer­den kön­nen. Jet­zt kön­nte man sagen, dass sich jed­er der im Pro­jek­t­man­age­ment arbeit­et sowieso immer wieder auf neue Sit­u­a­tio­nen ein­stellen kön­nen muss — nicht sel­ten ist in Pro­jek­ten die Aus­nahme die Regel. Im Grund sollte es jed­er Pro­jek­t­man­ag­er gewohnt sein, dynamisch und flex­i­bel auf Vorkomm­nisse zu reagieren. Nicht erst seit Coro­na zeich­net sich jedoch immer mehr der Bedarf ab, ver­net­zt und gren­züber­greifend zusam­men­zuar­beit­en.

Was jedoch in den let­zten Monat­en immer wichtiger wurde ist der soziale, der men­schliche, der kom­mu­nika­tive Aspekt. Selb­stver­ständlich musste weit­er­hin Leis­tung erbracht wer­den, Arbeit­szeit­en wer­den kon­trol­liert und Pro­jek­te vor­angetrieben — der soziale Aus­tausch rück­te jedoch durch die oft­mals räum­liche Tren­nung der Pro­jek­t­beteiligten mehr und mehr in den Fokus. Und siehe da, Unternehmen, welche bere­its vor der Coro­na-Krise dig­i­tal unter­wegs waren, bspw. durch Home­of­fice-Lösun­gen, kon­nten rel­a­tiv ein­fach auf Remote-Work umstellen und weit­er­hin pro­duk­tiv, trans­par­ent und effizient zusam­me­nar­beit­en. Immer mehr Organ­i­sa­tio­nen erken­nen wie wichtig eine trans­par­ente, ziel­gerichtete und vor allem gebün­delte Kom­mu­nika­tion, unter anderem bei der Pro­jek­tar­beit ist. Somit stellt sich die Frage, ob der wichtige soziale und kom­mu­nika­tive Aspekt mith­il­fe ein­er Soft­ware als feste Instanz in das Pro­jek­t­man­age­ment einge­bun­den wer­den kann.

Aber nun zurück zur eigentlichen Frage: Wie funk­tion­iert inno­v­a­tives Pro­jek­t­man­age­ment 2020? Und wom­it funk­tion­iert es? Denn der Markt für Projektmanagement‑, Kom­mu­nika­tions- und Kol­lab­o­ra­tions-Tools ist riesig. Welch­es Tool das richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, kann nicht pauschal beant­wortet wer­den — denn jedes Unternehmen ist anders. Den­noch gibt es einige essen­tielle Fak­toren, die das Pro­jek­t­man­age­ment und die Pro­jek­tar­beit kom­fort­abler und zielführen­der gestal­ten.
Gerne möcht­en wir an dieser Stelle einen kurzen Überblick über einige Fak­toren geben, die ein inno­v­a­tives Pro­jek­t­man­age­ment 2020 aus­machen:

Projektkommunikation

Kom­mu­nika­tion ist nicht nur im Pro­jek­t­man­age­ment 2020 ein wichtiger Schlüs­sel zum Erfolg. Ohne Kom­mu­nika­tion — kein Aus­tausch — kein Ergeb­nis — kein Erfolg. Selb­stver­ständlich sind eine klare Zielset­zung, ein starkes Pro­jek­t­team oder eine gute Pla­nung eben­falls wichtig. Aber diese Erfol­gs­fak­toren kön­nen ohne entsprechende Kom­mu­nika­tion nicht ihr volles Poten­tial ent­fal­ten. Erfahrungs­gemäss ist es somit wichtig, dass die Pro­jek­tkom­mu­nika­tion inner­halb der aus­gewählten Pro­jek­t­man­age­ment-Soft­ware abläuft.

Bieten Sie Ihren Team­mit­gliedern die Möglichkeit direkt in der Pro­jek­t­gruppe miteinan­der zu kom­mu­nizieren, Prob­leme zu besprechen und auch Erfolge zu feiern. Ver­suchen Sie die gesamte Pro­jekt-Kom­mu­nika­tion auf ein­er Plat­tform zu bün­deln. So kann gewährleis­tet wer­den, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind, keine wichti­gen Infor­ma­tio­nen ver­loren gehen, Wis­sensasym­me­trien ver­mieden wer­den und somit Missver­ständ­nis­sen vorge­beugt wer­den kann. Falls möglich ist es opti­mal wenn Sie auch externe Nutzer, wie beispiel­sweise den Pro­jek­tver­ant­wortlichen auf Kun­den­seite, in Ihrem Sys­tem zur jew­eili­gen Pro­jek­t­gruppe hinzufü­gen. Etablieren Sie for­male Kom­mu­nika­tion­sprozesse wie dig­i­tale Meet­ings in Form von Videokon­feren­zen inklu­sive der entsprechen­den Doku­men­ta­tion. Bieten Sie den Team­mit­glieder jedoch auch Raum für informelle Kom­mu­nika­tion — denn die kol­le­giale Zusam­me­nar­beit im Pro­jek­t­team ist ein wichtiger Erfol­gs­fak­tor. Über das Bere­it­stellen eines ein­fachen Chat-Tool kön­nen Sie bere­its erre­ichen, dass der zwis­chen­men­schliche Aus­tausch funk­tion­iert, Fra­gen unkom­pliziert und schnell gestellt und gle­ich beant­wortet wer­den und das Pro­jekt somit effizien­ter vor­angetrieben wird.

Projektdokumentation

Einen weit­eren sehr wichti­gen Erfol­gs­fak­tor für das Pro­jek­t­man­age­ment stellt die Pro­jek­t­doku­men­ta­tion dar. Denn eine lück­en­lose, kon­tinuier­liche Pro­jek­t­doku­men­ta­tion über alle Pro­jek­t­phasen hin­weg trägt mass­ge­blich zum Pro­jek­ter­folg bei. Im Vor­feld sollte daher die Grund­lage der Doku­men­ta­tion definiert wer­den. Dazu zählen Punk­te wie die Struk­tur, Ver­ant­wortlichkeit­en und die jew­eili­gen Zugriff­s­rechte.

Durch den Ein­satz ein­er entsprechen­den Soft­ware wird die Pro­jek­t­doku­men­ta­tion deut­lich erle­ichtert und kann nach Bedarf auch zum Teil automa­tisiert wer­den. Doku­men­tieren Sie das Wis­sen und die Infor­ma­tio­nen, die während Ihres Pro­jek­tes anfall­en direkt im Sys­tem, so dass Sie auch in Zukun­ft davon prof­i­tieren kön­nen. Sind alle Doku­mente und Infor­ma­tio­nen mit der entsprechen­den Pro­jek­t­gruppe verknüpft, sind diese für alle Team­mit­glieder mit entsprechen­der Berech­ti­gung ein­se­hbar, kön­nen bear­beit­et und fort­ge­führt wer­den. Ändert sich während eines Pro­jek­tes etwas am Team, also stossen beispiel­sweise neue Mitar­bei­t­ende hinzu, kann die Einar­beitungsphase deut­lich effizien­ter und kürz­er gehal­ten wer­den — denn alle rel­e­van­ten Pro­jek­t­the­men sind mit einem Klick ver­füg­bar.

Best Practice für die Zukunft

Haben Sie sich für ein soft­ware­basiertes Pro­jek­t­man­age­ment entsch­ieden, soll­ten alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen zum Pro­jekt an einem Ort gebün­delt organ­isiert wer­den kön­nen. Dadurch wird es zum einen möglich, bere­its während des Pro­jek­tes agil auf Gegeben­heit­en zu reagieren und zum anderen lassen sich für die Zukun­ft “Erfol­gsrezepte” ableit­en.

Da Ergeb­nisse möglichst effizient und effek­tiv pro­duziert und später auch repro­duziert wer­den sollen, sind bewährte Vorge­hensweisen, die es ermöglichen eine sich wieder­holende Tätigkeit oder ein Vorhaben möglichst opti­mal durchzuführen, die per­fek­te Grund­lage für das erfol­gre­iche Pro­jek­t­man­age­ment. Wer­den Pro­jek­te sys­tem­basiert durchge­führt, kann nach erfol­gre­ichem Pro­jek­tab­schluss eine Analyse durchge­führt wer­den. Diese zeigt auf, an welchen Punk­ten eventuell Prob­leme aufge­treten sind, warum diese aufge­treten sind, ob diese ver­mei­d­bar gewe­sen wären und wie es in Zukun­ft bess­er laufen kann. Je mehr dieser Erken­nt­nisse vor­liegen, umso bess­er kön­nen Best Prac­tice Beispiele zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Aus den Erfahrun­gen wird gel­ernt und die Abläufe wer­den für das näch­ste Pro­jekt opti­miert.

Mit Hil­fe von Pro­jek­t­man­age­ment-Sys­te­men kön­nen die Fortschritte und auch Prob­leme unkom­pliziert, schnell und vor allem kon­tinuier­lich in ein­er Pro­jek­t­gruppe kom­mu­niziert und fest­ge­hal­ten wer­den. Diese Erfahrun­gen fliessen dann in Pro­jek­tvor­la­gen ein wodurch diese Zukun­ft opti­mal gestal­tet wer­den. Um dies zu ermöglichen sind jedoch die vor­ange­gan­genen Punk­te “Pro­jek­tkom­mu­nika­tion” und “Pro­jek­t­doku­men­ta­tion” essen­tiell — denn ohne diese Infor­ma­tio­nen wird es nicht möglich sein, zu rekon­stru­ieren, was beson­ders gut funk­tion­iert hat und an welch­er Stelle eventuell nachjustiert wer­den muss. Um Best Prac­tice Erfahrun­gen sam­meln zu kön­nen, ist vor allem eine offene und trans­par­ente Zusam­me­nar­beit und Kom­mu­nika­tion inner­halb des Teams notwendig. Ihre Team­mit­glieder müssen die Möglichkeit erhal­ten, ehrlich über Erfolge aber auch Mis­ser­folge zu kom­mu­nizieren. Nur so kön­nen echte Erfol­gsrezepte gener­iert wer­den und die Pro­jek­tar­beit deut­lich vere­in­fachen. Zu über­legen ist auch, ob Best Prac­tice Beispiele in Form eines FAQ-Bere­ichts auf­bere­it­et wer­den sollen. Ihr Pro­jek­t­team kann somit eigen­ständig recher­chieren, wie gewisse Sit­u­a­tio­nen in der Ver­gan­gen­heit bewältigt wur­den oder auch wie das Unternehmen all­ge­mein mit Sit­u­a­tio­nen umge­ht. Dadurch kann viel Zeit einges­part wer­den und das Pro­jekt an sich kann effizien­ter durchge­führt wer­den.

Damit Sie als Pro­jek­t­man­ag­er so wenig organ­isatorischen Aufwand wie möglich haben und sich auf Ihre eigentliche Tätigkeit konzen­tri­eren kön­nen, ist es sin­nvoll das Pro­jek­t­man­age­ment mit Hil­fe ein­er Soft­ware zu organ­isieren, teil­weise zu automa­tisieren und dadurch, auch für die Zukun­ft, zu opti­mieren. Ein inno­v­a­tives Pro­jek­t­man­age­ment 2020 kommt somit kaum drum herum auf Tools zurück­zu­greifen, die die Pro­jek­tar­beit erle­ichtern, die Doku­men­ta­tion organ­isieren, Prozesse zum teil automa­tisieren und das möglicher­weise zer­streute Team, zumin­d­est dig­i­tal, zusam­men­bringt.

Klare Richtlinien

Damit Ihre Pro­jek­te ohne grössere Rei­bungsver­luste ablaufen kön­nen, braucht es, wie über­all, klare Richtlin­ien. Was muss gemacht wer­den, wenn Fall “A” ein­tritt”? Was geschieht, nach­dem Fall “B” durchge­führt wurde? Klare Struk­turen bieten Sicher­heit und einen Leit­faden für alle Beteiligten an. Jed­er sollte zu jedem Zeit­punkt genau wis­sen was zu tun ist, wie es weit­erge­ht oder wie mit auftre­tenden Hür­den umge­gan­gen wer­den soll.

Beson­ders wichtig ist es auch klar zu definieren, welch­es Sys­tem für welchen Zweck genutzt wer­den soll. Die Sit­u­a­tion der ver­gan­genen Monate hat in eini­gen Unternehmen dazu geführt, dass diverse Tools sehr schnell einge­führt wur­den, ohne dass die Nutzer über­haupt informiert wur­den, wann sie welch­es dieser Tools über­haupt nutzen sollen. Oft­mals wur­den Lösun­gen imple­men­tiert, die zwar an sich gute Funk­tio­nen bieten, jedoch wurde nicht sel­ten vergessen, wie diese Sys­teme in Kom­bi­na­tion funk­tion­ieren bzw. genutzt wer­den kön­nen und sollen. Fehlen klare Regelun­gen und auch Schu­lun­gen, suchen sich die End­nutzer nicht sel­ten eigene Wege um Ihren Arbeit­sall­t­ag zu gestal­ten. Im schlimm­sten Fall kann es passieren, dass trotz divers­er Tools am Ende doch wieder die Excel-Liste befüllt und per E‑Mail an die Kol­le­gen verteilt wird.

Um Gedanken an solche Workarounds im Keim zu erstick­en sind klare Anweisun­gen zu for­mulieren, wie die vorhan­de­nen Tools einge­set­zt wer­den sollen. Durch Best Prac­tice Beispiele soll von Beginn an jedem einzel­nen Nutzer deut­lich wer­den, welche Vorteile das Sys­tem bringt, was dort alles möglich ist und welche Vorteile für jeden einzel­nen daraus resul­tieren. Bei der Auswahl eben solch­er dig­i­tal­en Arbeit­stools ist es wichtig, dass Nutzer nicht zu oft zwis­chen vie­len ver­schiede­nen Sys­tem hin- und her­sprin­gen müssen. Bieten Sie Ihren Team­mit­gliedern entwed­er ein Sys­tem, das unter­schiedliche Tools in sich vere­int oder binden Sie, falls über­haupt notwendig, andere Sys­teme via Schnittstelle an. Somit wird im opti­malen Fall ein Sys­tem Dreh- und Angelpunkt des Arbeit­stages. Der Mitar­bei­t­ende logged sich am Mor­gen in ein Sys­tem ein, von welchem aus alle Kom­mu­nika­tions- und Kol­lab­o­ra­tions-Tools erre­ich­bar sind, in welchem alle Fra­gen beant­wortet wer­den, in welchem alle rel­e­van­ten Doku­mente abgelegt sind und über welch­es mit den Kol­le­gen auf Pro­jek­t­ba­sis kom­mu­niziert wer­den kann.

An dieser Stelle ist wiederum eine offene und trans­par­ente Kom­mu­nika­tion unumgänglich: Geben Sie die Möglichkeit Fra­gen zu stellen und sich mit einem neuen Tool auseinan­derzuset­zen. Nur so kann gewährleis­tet wer­den, dass Äng­ste gegenüber neuen Sys­te­men über­haupt erst entste­hen und Ihre Pro­jek­te von Beginn an über alle Pro­jek­t­phasen hin­weg effizient durchge­führt wer­den.

Das innovative Projektmanagement 2020

Im Grund gibt es auch beim Pro­jek­t­man­age­ment 2020 nicht nur einen richti­gen Ansatz. Wichtig ist jedoch die Dig­i­tal­isierung bzw. die dig­i­tale Trans­for­ma­tion nicht zu ver­passen. Mehr denn je fordert uns die aktuelle Sit­u­a­tion her­aus, neue Wege zu gehen und bietet uns gle­ichzeit­ig die Chance die dig­i­tal­en Weichen für die Zukun­ft zu stellen. Vor allem im Pro­jek­t­man­age­ment gibt es sehr gute und pro­fes­sionelle Lösun­gen, die die Pro­jek­tar­beit angenehm und vor allem effizient gestal­ten. Brin­gen Sie alle Pro­jek­t­beteiligten an einen gemein­samen dig­i­tal­en Tisch, über welchen kom­mu­niziert und zusam­mengear­beit­et wer­den kann, welch­er es ermöglicht alle rel­e­van­ten Doku­mente und Infor­ma­tio­nen bere­itzustellen und auf welchem im let­zten Schritt Erfol­gs­geschicht­en für die Zukun­ft geschrieben wer­den. Sehen Sie die aktuellen Entwick­lun­gen als Chance und nicht als Bürde. Machen Sie sich Gedanken über interne Prozesse, über mögliche Automa­tisierun­gen, über Trans­parenz und über die Zusam­me­nar­beit. Mit Sicher­heit wer­den auch Sie einige Aspek­te find­en, welche Sie auf Basis der Erfahrun­gen Ihres Pro­jek­t­man­age­ment 2020 in Zukun­ft verbessern kön­nen.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

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